SEPA Checkliste – Was ist zu tun?

um Sie bei der Umstellung auf SEPA zu unterstützen, haben wir eine Checkliste zur Unterstützung des Prozesses zusammengestellt. Sie enthält alle wichtigen Schritte. Zum pdf-Download geht es hier.

Checkliste SEPA Umstellung

• Beantragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer unter https://www.glaeubiger-id.bundesbank.de

• Ernennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen, der sich intensiv mit dem Thema auseinander setzt und bei Rückfragen zur Verfügung steht. Je nach Größe Ihres Unternehmens sollten Sie ein Projektteam einsetzen, in dem die betroffenen Bereiche vertreten sind. Setzen Sie das Projekt SEPA nicht zu kurz an, denn mit einer einmaligen Umstellung wird es nicht getan sein, insbesondere wenn Sie Lastschriften oder Einzugsermächtigungen einziehen
• Drucken Sie bereits jetzt auf alle Ihre Rechnungen IBAN und BIC ab
• Prüfen Sie Ihre IT-Systeme auf Kompatibilität mit den SEPA-XML Formaten.  Prüfen Sie, ob Sie IBAN und BIC in den Stammdaten Ihrer Kunden hinterlegen können
• Fragen Sie bei Ihrer Bank/ Ihren Banken nach, ab wann SEPA vollständig unterstützt wird
• Fragen Sie bei Ihren Software-Lieferanten nach SEPA-fähigen Versionen
• Testen Sie neue Software und Funktionalitäten Ihrer Bank ausführlich vor der Produktivnutzung
• Passen Sie die automatisierte Zuordnung von Geldeingängen an die Struktur des SEPA Formats an

Speziell für die SEPA Lastschrift

• Definieren Sie den Aufbau Ihrer Mandatsreferenzen
• Definieren Sie den Aufbau Ihrer End-To-End-Ids, um Rückläufer schneller zuzuordnen
• Wandeln Sie bestehende Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC um
• Richten Sie eine Mandatverwaltung ein, die gesetzeskonform alle SEPA-Mandate und deren Änderungen ablegt. (Beachten Sie auch, dass SEPA-Mandate die mehr als 36 Monate nicht mehr belastet wurden, ungültig sind)
• Klären Sie, ob Sie bestehende Einzugsermächtigungen umwandeln können oder komplett neue SEPA-Lastschriftmandate einholen müssen
• Klären Sie, wie die Pre-Notifications an Ihre Kunden versendet werden.(Email, Fax, Post,…)
• Klären Sie unbedingt, welche Auswirkungen die verlängerten Vorlauffristen der Lastschriften für Sie bedeuten
• Definieren Sie die Prozesse für Rückläufer, Rückgaben, Widersprüche und beachten Sie die teilweise verlängerten Fristen ( bis 13 Monate nach Abbuchung müssen Sie nachweisen können, dass Sie zum Zeitpunkt der Abbuchung ein gültiges Lastschriftmandat hatten )

Diese Checkliste gibt einen Überblick über die zur SEPA Einführung notwendigen Schritte. Trotz aller Sorgfältigkeit kann keine Haftung für Richtigkeit und Vollständigkeit übernommen werden.
[bannercode]